Huisregels Express Yourself by Reena:
Het klantenbestand van EXPRESS YOURSELF BY REENA wordt beheerd door Reena Rambaratsingh. Zij is verantwoordelijk voor het bewaken van de persoonsgegevens van haar klanten, die in het klantenbestand geregistreerd staan. Het wachtwoord om in het klantenbestandsysteem te komen zal ieder jaar in januari en juni gewijzigd worden. Dit wachtwoord is alleen bekend bij de personeelsleden die in vaste dienst zijn. Mocht een personeelslid met ontslag gaan, dan wordt daarna het wachtwoord ook vervangen.
VerwerkingsRegister:
Voor welk Doel:
Onze doelgroep is vrouwen / mannen, die een schoonheidsbehandeling ondergaan bij salon Express Yourself by Reena. Dit kan door middel van het maken van een afspraak via de online agenda.
Om welke Persoonsgegevens gaat het?
Indien iemand een afspraak voor een schoonheidsbehandeling maakt bij Express Yourself by Reena dan heeft Express Yourself by Reena de volgende gegevens nodig:
– Voornaam
– Achternaam
– E-mail adres
– Telefoonnummer
dit is nodig ter controle;
… om een herinnering van de afspraak te verzenden
… voor gebruik voor het versturen van nieuwsbrieven / verdere informatie van de salon.
Bij inschrijving ondertekent ieder kennis te hebben genomen over het bestaan van de Privacyverklaring Express Yourself by Reena. Bij inschrijving van jeugd onder de 16 jaar dient schriftelijk door ouder of voogd toestemming worden gegeven.
Hoe lang worden persoonsgegevens bewaard:
De gegevens van de klanten die zich bij ons inschrijven, blijven in het syteem staan tot het moment dat zij zelf aangeven uit ons ledenbestand gehaald te willen worden. Zij worden per direct verwijderd uit het systeem.
Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden:
Een telefoonnummer of de adresgegevens van een personeelslid of een klant van Express Yourself by Reena mag alleen aan derden worden doorgegeven als de persoon in kwestie hiervoor toestemming geeft. Dit kan als doel hebben dat hij/zij een specifieke vraag heeft voor diegene, waarop wij als Express Yourself by Reena geen antwoord voor hebben. Onder de 16 jaar moet toestemming gevraagd worden aan ouder/voogd.
Schriftelijke toestemming:
Bij het invullen van inschrijfformulieren voor salon-activiteiten wordt er tevens een handtekening gevraagd voor toestemming voor het plaatsen van foto’s op de Facebook-pagina, website en het Instagram-account van Express Yourself by Reena. Bij inschrijving van jeugd onder de 16 jaar moet schriftelijk door ouder of voogd toestemming worden gegeven.
Getroffen beveiligheidsmaatregelen:
Onze veiligheidsmaatregelen ten behoeve van het bewaken van het ledenbestand;
– het wachtwoord om in te loggen wordt 2x per jaar vervangen.
– een virusscanner op de centrale computer. Deze wordt bijgesteld als deze bijna is verlopen.
Data-lek:
– Autoriteit Persoonsgegevens moet geïnformeerd worden.
– Indien nadelige gevolgen voor die persoon die het treft, deze informeren.
Voor onvoldoende kennis of mankracht om incident af te handelen, hulp vragen bij een deskundige.
Wie verwerkt het beheer persoonsgegevens:
Voor het verwerken van de persoonsgegevens is het personeel, dat een vaste betrekking heeft bij Express Yourself by Reena, belast. Zij hebben toegang tot de computer voor registreren, inplannen van afspraken met klanten, en het verwijderen van persoonsgegevens.
Welke IT-systemen worden gebruikt bij de verwerking:
Online klantenadministratie: -voornaam-achternaam-e-mailadres-telefoonnummer.
Hoe zijn betrokkenen geïnformeerd bij deze verwerking:
Door in de salon zichzelf online in te schrijven, of door middel van het schriftelijk doorgeven waarbij mondeling wordt toegelicht dat zij door één van onze personeelsleden online worden ingeschreven.
Zij kunnen dit nazien doordat na verwerking hiervan, diegenen per e-mail uitgenodigd worden, zodat zij online zelf bij Express Yourself by Reena een afspraak kunnen boeken.
Protocol Personeelslid en het Ledenbestand:
Een telefoonnummer of de adresgegevens van een personeelslid of een lid van Express Yourself by Reena mag alleen aan derden worden gegeven als die persoon er toestemming voor geeft. Bij het aannemen van personeel wordt voor deze regel in het Huishoudelijk reglement ondertekend. Tevens wordt het HUISHOUDELIJK REGLEMENT TEAM Express Yourself by Reena ondertekend voor verplichting tot geheimhouding voor het niet doorgeven van wachtwoorden of codes. Bij de onderlinge teambespreking zal deze regel te allen tijde herhaaldelijk worden uitgesproken.
Nieuwe regels of aanpassingen:
Indien er nieuwe regels of aanpassingen zijn op de AVG, zal deze via een nieuwsbrief aan onze leden kenbaar gemaakt worden.